Bei RuM Project legen wir nicht nur sehr viel Wert darauf, wie Bauprojekte gemanagt werden, sondern auch, wie unser eigenes Unternehmen funktioniert. Wir glauben, dass manuelle Routineaufgaben der Vergangenheit angehören. Stattdessen setzen wir auf intelligente Automatisierung und KI, um unser Back-Office zu einem hocheffizienten, datengesteuerten Nervenzentrum zu machen.
Wir suchen keinen klassischen Büromanager. Wir suchen einen proaktiven Gestalter, einen digitalen Pionier, der die Verantwortung für unsere internen Prozesse übernimmt – nicht, um sie manuell auszuführen, sondern um sie zu steuern, zu automatisieren und kontinuierlich zu verbessern.
Du bist verantwortlich für die reibungslose Abwicklung aller administrativen und finanziellen Prozesse. Deine Hauptaufgabe ist es jedoch nicht, Rechnungen abzutippen oder Daten manuell zu pflegen. Deine Aufgabe ist es, die Systeme und KI-Agenten zu orchestrieren, die das für dich tun.
Automatisierung des Finanz-Workflows
Du managst und optimierst den gesamten Rechnungsprozess – von der Extraktion der Daten aus Eingangsrechnungen (IDP/OCR) über den automatisierten Abgleich mit Procore-Projekten bis zur finalen Übergabe an DATEV oder Business Central. Du jagst keinen Freigaben hinterher, sondern verbesserst den Workflow, der das automatisch erledigt.
Teil-Automatisiertes Office Management
Du entwickelst und steuerst Automatisierungen für administrative Prozesse. Ob Reisebuchungen, die Organisation von Firmenevents oder das Onboarding neuer Mitarbeiter – du verantwortest die digitalen Assistenten, die diese Aufgaben eigenständig ausführen.
Intelligentes Daten- & Schnittstellenmanagement
Du bist der zentrale Knotenpunkt für unsere Systemlandschaft (MS 365, Procore, Business Central, DATEV). Du stellst sicher, dass Daten fließen, und entwickelst mit der Hilfe von Experten neue Integrationen, um manuelle Dateneingaben endgültig zu eliminieren.
KI-basierte Unternehmenskommunikation
Du steuerst unsere Social-Media-Aktivitäten (insb. LinkedIn) durch den Einsatz von KI-Tools für die Content-Planung, Erstellung und Erfolgsanalyse. Du postest nicht nur, du analysierst und optimierst.
Supply Chain & Qualitätsmanagement
Du automatisierst die Durchführung von Pre-Qualifikationen für Lieferanten und Nachunternehmer und stellst sicher, dass unser Vendor-Management datengestützt und effizient abläuft.
Integration und Schnittstellenmanagement
Du betreust und leitest externe Anbieter und Dienstleister zur Integration von MS Business Central sowie zur Implementierung und Optimierung von Schnittstellen und Automatisierungen. Du fungierst als zentrale Kontaktperson zwischen unserem Unternehmen und den Implementierungspartnern, koordinierst Anforderungen und überwachst Projektfortschritte.
Wir erwarten nicht, dass du heute schon alles kannst. Deine Lernbereitschaft und deine Begeisterung für Technologie sind uns wichtiger als 20 Jahre Berufserfahrung in der klassischen Buchhaltung oder im Office Management.
Das solltest Du mitbringen:
Digitale Affinität – Tiefe Affinität zur Microsoft-Welt
Du liebst es, mit MS 365 zu arbeiten und hast idealerweise bereits erste Erfahrungen mit der Power Plattform (Power Automate, Power Apps) gesammelt. Du denkst in Workflows, nicht in Ordnern.
Technisches Verständnis
Begriffe wie API, JSON oder Low-Code schrecken dich nicht ab, sondern wecken dein Interesse. Du musst kein Entwickler sein, aber du willst verstehen, wie Systeme miteinander sprechen. Grundlegende Kenntnisse über Schnittstellen, Datenintegration und Automatisierungsprozesse sind von Vorteil.
Software-Kenntnisse
Sehr sicherer und erfahrener Umgang mit MS 365, insbesondere MS Teams (Erfahrung als Teams-Admin ist wünschenswert). Fundierte Kenntnisse in MS Business Central und/oder DATEV sind wünschenswert.
Kaufmännisches Verständnis
Ein tiefgreifendes Verständnis für kaufmännische Prozesse und betriebswirtschaftliche Zusammenhänge bildet die Grundlage deiner täglichen Arbeit. Du erkennst die Wichtigkeit von korrekten Daten und zuverlässigen Abläufen.
Prozessorientiertes Denken
Du hast einen unbändigen Willen, ineffiziente, manuelle Prozesse zu identifizieren und zu eliminieren.
Sprachkenntnisse
Sichere Beherrschung der englischen Sprache in Wort und Schrift für die Kommunikation mit internationalen Partnern.
Idealerweise bringst Du auch Erfahrungen aus der Baubranche oder im Bauprojektmanagement mit. Erste Berührungspunkte mit KI-Agenten, LLMs oder Automatisierungsplattformen sowie Erfahrungen in der Koordination und Betreuung von Implementierungsprojekten wie auch der Umgang mit externen Dienstleistern wären wünschenswert.
Maximale Gestaltungsfreiheit
Du erhältst das Vertrauen und die Ressourcen, unsere internen Prozesse nach deinen Vorstellungen zu formen. Wir wollen deine Ideen, nicht nur deine Arbeitskraft.
Steile Lernkurve garantiert
Wir investieren in deine Weiterbildung. Ob Zertifizierungen für die Power Plattform, KI-Schulungen oder Konferenzbesuche – du bleibst an der Spitze der technologischen Entwicklung.
Verantwortung und Sichtbarkeit
Du arbeitest direkt mit der Geschäftsführung zusammen und deine Arbeit hat direkten Einfluss auf die Effizienz und Skalierbarkeit des gesamten Unternehmens.
Ein modernes Arbeitsumfeld
Flexible Arbeitszeiten und ein Team, das Technologie genauso liebt wie Du.
Dann bewirb dich jetzt und werde Teil unserer Mission.
